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ASUNTO: Queja formal por deficiencias en el proceso de recepción, revisión y entrega de documentos para contratación

Señores
Hospital Militar Central
Departamento de Enfermería / Dirección Administrativa y de Talento Humano

Respetados señores:

Por medio de la presente me permito presentar una queja formal y solicitud de revisión del proceso actualmente establecido para la entrega, recepción y revisión de documentos relacionados con la contratación del personal, debido a las dificultades, demoras, falta de organización y congestión que se están presentando.

Actualmente, este proceso está siendo atendido aparentemente por una sola persona auxiliar de enfermería, quien realiza la revisión de documentos únicamente durante el horario de la mañana. Esta situación genera una importante congestión, teniendo en cuenta el volumen de personas que deben realizar el proceso y la cantidad de documentación que debe ser revisada.

Las principales situaciones que se han evidenciado son las siguientes:

1. Tiempo excesivo de atención por persona: la revisión de los documentos puede tardar aproximadamente 20 minutos por cada persona, lo cual resulta insuficiente frente al número de personas que requieren ser atendidas.

2. Alto volumen de personas y documentación: la persona encargada tendría a su cargo la revisión de aproximadamente 300 personas, cada una de ellas con alrededor de 22 documentos, lo que representa una carga considerable para una sola persona y hace necesario establecer mecanismos que permitan distribuir adecuadamente el trabajo.

3. Falta de organización y programación: no se han establecido horarios o jornadas diferenciadas para los distintos turnos y tipos de personal, como mañana, tarde, noche y personal administrativo. La ausencia de una programación organizada genera acumulación de personas y largas filas.

4. Tiempos de espera excesivos: actualmente el tiempo de espera para ser atendido puede llegar aproximadamente a dos horas. Esta situación es especialmente preocupante porque muchas de las personas que deben realizar el trámite se encuentran en horario laboral y tienen que desplazarse durante su jornada para poder cumplir con este requisito. A esto se suma que la atención aparentemente se presta únicamente hasta la 1:00 p. m., reduciendo aún más las posibilidades de atención.

5. Ingreso de personas con correcciones sin respetar el orden de llegada: se ha observado que las personas que presentan errores o inconvenientes en el cargue de documentos pueden ingresar nuevamente para ser atendidas sin realizar la fila correspondiente. Aunque es comprensible que deban solucionar oportunamente sus inconvenientes, esta modalidad termina generando mayor congestión y aumenta el tiempo de espera de quienes están realizando la revisión por primera vez.

6. Horario y naturaleza del cargo de la persona encargada: surge además una inquietud frente a la asignación de funciones. Si la persona encargada del proceso pertenece a un cargo de carácter administrativo o se encuentra cumpliendo funciones administrativas, se solicita aclarar por qué la atención presencial se limita hasta la 1:00 p. m. y bajo qué modalidad se encuentra establecido su horario laboral. Asimismo, sería pertinente aclarar si esta persona realiza recargos u horas adicionales por estas funciones y si dicha situación se encuentra debidamente regulada.

7. Distribución del talento humano: preocupa especialmente que personal asistencial de enfermería, como auxiliares y profesionales de enfermería, esté siendo destinado a procesos predominantemente administrativos y de gestión documental, cuando actualmente existe una evidente necesidad de fortalecer el personal que presta atención directa en los diferentes servicios y pisos del hospital.

En este sentido, respetuosamente solicitamos a las directivas del Hospital Militar Central revisar si las funciones asignadas corresponden al perfil, formación y naturaleza de cada cargo, procurando que los procesos administrativos sean desarrollados por personal con la formación y competencias correspondientes en talento humano, gestión administrativa o áreas afines.

Esta situación no debe interpretarse como una crítica hacia el personal que actualmente realiza la labor, pues entendemos que la responsabilidad individual no necesariamente corresponde al origen del problema. Por el contrario, consideramos que existe una falla de planeación y distribución de recursos humanos, que termina generando sobrecarga laboral para quienes deben asumir estas funciones y, al mismo tiempo, afecta la prestación de los servicios asistenciales.

Es importante recordar que el personal de enfermería actualmente enfrenta una alta carga laboral en los servicios asistenciales. Por esta razón, resulta pertinente evaluar si el personal asistencial que está siendo utilizado para labores administrativas podría ser destinado nuevamente a los servicios donde existe mayor necesidad de recurso humano, y que para las funciones administrativas se disponga de personal específicamente contratado o asignado para tal finalidad.

La falta de una adecuada distribución del personal puede contribuir a situaciones de sobrecarga laboral, inconformidad, desgaste del talento humano y rotación del personal, aspectos que finalmente pueden afectar tanto a los trabajadores como a la institución y a la calidad del servicio.

Por lo anterior, solicitamos respetuosamente:

• Revisar y reorganizar el proceso de recepción y revisión de documentos.

• Establecer horarios diferenciados por turnos: mañana, tarde, noche y administrativo.

• Evaluar la posibilidad de ampliar el horario de atención para evitar que los trabajadores tengan que ausentarse de sus actividades laborales durante períodos prolongados.

• Implementar un sistema de agendamiento o turnos programados que permita controlar el flujo de personas.

• Establecer un mecanismo específico para quienes deben realizar correcciones o subsanar errores en la documentación, sin afectar el turno de quienes acuden por primera vez.

• Evaluar la cantidad de personal destinado actualmente a esta actividad frente al número de personas y documentos que deben ser revisados.

• Verificar que las funciones asignadas al personal correspondan a su perfil y cargo.

• Revisar la distribución del personal de enfermería que actualmente desarrolla funciones administrativas, teniendo en cuenta las necesidades existentes en los servicios asistenciales.

• Informar cuáles son los criterios utilizados para asignar estas funciones y los horarios correspondientes.

• Adoptar las medidas necesarias para evitar que estos procesos continúen generando largas filas, tiempos de espera excesivos y afectaciones a la jornada laboral del personal.

La presente queja tiene como finalidad que se revise y mejore un proceso que actualmente presenta importantes dificultades de organización y capacidad de respuesta, buscando que tanto los trabajadores encargados de la actividad como las personas que deben realizar el trámite puedan desarrollar el proceso de manera digna, organizada y eficiente.

Agradecemos que esta situación sea revisada por las áreas competentes y que se informe cuáles serán las medidas adoptadas para solucionar las dificultades expuestas.